Rien de plus simple pour signer un document papier : il suffit de prendre un stylo et de répéter mille fois le geste décrit. Mais lorsqu'il s'agit de placer des signatures électroniques, les choses sont plus compliquées. Parce que les outils-mains et stylos habituels ne sont pas utilisés. Pour ce faire, un outil spécifique doit être utilisé : une plateforme de signature numérique. Gagner du temps, simplifier la communication, optimiser l'expérience utilisateur, réduire les coûts, la mise en place de la signature électronique apporte de nombreux avantages, désormais bien connus. Cependant, ils sont bien sûr indispensables pour une utilisation réellement bénéfique et durable. Bien que la crise sanitaire ait fortement accru l'utilisation des outils de signature électronique, des normes clés telles que la sécurité des contenus utilisés sont souvent oubliées. Mais quels types de documents pouvez-vous signer électroniquement ?
Qu'est-ce qu'une signature électronique ?
Une signature électronique diffère de son équivalent manuscrit, non seulement par la manière dont elle est exécutée. En effet, la signature en ligne n'est pas un geste, mais un processus technique, qui consiste à vérifier l'identité du signataire, à s'assurer de l'intégrité du document et à lui donner une valeur légale. Une fois terminée, cette signature numérique ne sera pas visible : elle se présente sous la forme d'une suite de caractères cryptés. Il ne s'agit en aucun cas d'un simple scan d'une signature manuscrite ajoutée à un fichier informatique. L'utilisation des solutions de signature électronique va donc bien au-delà de l'attachement d'un nom à un document : en vérifiant l'auteur via un certificat électronique et en scellant ainsi le document. Afin de pouvoir identifier d'éventuelles modifications ultérieures, la signature numérique vérifie l'engagement du signataire tout en assurant l'intégrité du document. Cela rend le fichier immuable et la signature n'est ni falsifiable ni réversible. En d'autres termes, les signatures en ligne sont plus fiables et plus sûres que les signatures manuscrites. Vous ne connaissez pas
comment faire une signature électronique ? Visitez ce
lien
Dans quelles circonstances les signatures électroniques sont-elles utilisées ?
Les signatures électroniques permettent de signer tous types de documents, dès lors qu'ils existent sous forme numérique : contrats, factures, bulletins de paie, commandes, devis, commentaires internes, réponses à des appels d'offres, etc.
Pratique, une fois la méthode maîtrisée, elle est facile à appliquer, elle peut être utilisée dans toutes les situations. Par exemple, dans le cadre de la transformation numérique d'une entreprise, ou visant à faire des économies grâce à la dématérialisation. Et dans tous les domaines d'activité notamment lorsque la notion d'engagement doit être indispensable. Notamment pour les secteurs tels que le droit, la banque, l'assurance, etc. Parfois, l'entreprise n'a pas du tout le choix : elle doit signer une réponse à un appel d'offres public, obligeant les participants à obtenir un certificat numérique.
Quels sont les avantages des signatures électroniques ?
Si vous savez déjà
comment faire une signature électronique, mais vous n'êtes toujours pas sûr de sa valeur ? Cependant, il apporte de nombreux avantages. La signature électronique peut être complétée immédiatement en quelques clics. Si le signataire n'est pas présent, la signature manuscrite peut prendre des heures voire des semaines. Vous pouvez vous connecter en quelques clics, accéder et utiliser la plateforme de signature est aussi simple que possible. Une fois que vous savez
comment faire une signature électronique, vous pouvez facilement traiter avec des travailleurs à des milliers de kilomètres et signer tous les documents importants en toute sécurité. Vous éliminez également toutes les étapes physiques coûteuses comme impression de documents, et envoi par courrier ou par coursier, du processus de signature, et vous pouvez économiser beaucoup d'argent simplement en économisant du temps.
Les signatures électroniques sont infalsifiables, inaltérables, irrévocables et non réutilisables. De plus, il peut non seulement déterminer l'identité du signataire. Il garantit également l'intégrité du document en scellant le document lorsque le signataire est d'accord. Cela la rend plus sûre qu'une signature manuscrite.
Quelle est la valeur juridique des signatures numériques ?
Cette question est légitime. Si vous choisissez de signer un PDF, tel qu'un contrat de service, bénéficierez-vous de la même protection que la signature sur papier ? La réponse est oui, tant que les conditions sont réunies. En fait, les signatures électroniques et les signatures manuscrites ont la même valeur juridique. C'est le cas en France, qui impose la signature en ligne au même titre que la signature papier. Il en est de même pour tous les états membres de l'Union Européenne, les dispositions légales françaises sont la transcription des exigences réglementaires eIDAS. Par conséquent, afin de remplir les conditions, il est nécessaire d'utiliser un outil de signature en ligne, qui repose sur le signataire pour obtenir à l'avance des certificats électroniques avec différents niveaux de sécurité. C'est pourquoi on parle aussi de signatures électroniques certifiées.
Certains outils de signature électronique vont plus loin que la garantie de la valeur légale des signatures. Ils offrent une sécurité maximale grâce à une authentification et une certification avancées, et déploient des fonctions qui simplifient grandement la vie des employés.
